Để phù hợp với sứ mệnh của mình, Thư viện quận Multnomah tạo điều kiện để công chúng sử dụng phòng cộng đồng lớn nhằm phục vụ mục đích giáo dục, văn hóa, dân sự và giải trí, với điều kiện tuân thủ quy tắc được nêu dưới đây.
Thư viện quận Multnomah ủng hộ và tán thành Tuyên ngôn về Quyền cho thư viện của Hiệp hội thư viện Hoa Kỳ.
Chính sách này đề cập đến việc sử dụng phòng cộng đồng lớn. Phòng cộng đồng lớn được định nghĩa là phòng có sức chứa hơn 12 người, cần phải nộp đơn đăng ký và xin phê duyệt trước khi sử dụng. Chính sách này không bao hàm các phòng cộng đồng trung bình và nhỏ; để biết thông tin về phòng dành cho cá nhân hoặc nhóm nhỏ sử dụng, hãy xem trang Đặt giữ phòng cộng đồng.
Quy tắc sử dụng phòng cộng đồng lớn
- Các chương trình và sự kiện được tài trợ của Thư viện hoặc Quận Multnomah sẽ được ưu tiên sử dụng phòng cộng đồng lớn. Thư viện có quyền sắp xếp lại lịch đặt giữ phòng cộng đồng đã được xác nhận để đáp ứng các chương trình và sự kiện do thư viện tài trợ
- Có thể đặt giữ phòng cộng đồng lớn trước tối đa một tháng. Nếu quý vị yêu cầu đặt phòng trong vòng 72 giờ tới, vui lòng gọi cho thư viện trong giờ mở cửa để đặt giữ chỗ. Việc sử dụng được thực hiện theo nguyên tắc người đặt giữ trước, sử dụng trước. Việc sử dụng phòng cộng đồng lớn có thể bị giới hạn một lần mỗi tháng cho mỗi nhóm do số lượng phòng cộng đồng lớn có hạn
- Tất cả các hoạt động sử dụng của cộng đồng phải mở cửa cho mọi người.
- Không được thu phí hoặc kêu gọi đóng phí vào cửa. Không được thu tiền hoặc kêu gọi người tham dự quyên góp tiền hoặc tài sản nào khác. Không được phép quảng bá hoặc bán dịch vụ, sản phẩm, hàng hóa, nguyên vật liệu/tài liệu hoặc các mặt hàng khác. Theo Mục 9 Điều XI Hiến pháp Oregon, không cho phép một cơ quan chính quyền như thư viện hỗ trợ tài chính cho doanh nghiệp tư nhân nếu không có mục đích công cộng rõ ràng.
- Trường hợp được phép bán dịch vụ, sản phẩm, hàng hóa, nguyên vật liệu/tài liệu hoặc các mặt hàng khác hoặc kêu gọi quyên góp là khi có sự chấp thuận theo quy định của chương trình hoặc sự kiện do thư viện tài trợ; hoặc khi đại diện cho tổ chức Friends of the Library hoặc The Library Foundation.
- Theo nội dung trình bày ở điều số 4 bên trên, nói chung là không được phép sử dụng phòng cộng đồng lớn vào mục đích thương mại. Tuy nhiên, một tổ chức thương mại hoặc bên hành nghề chuyên môn có thể sử dụng phòng cộng đồng lớn để cung cấp chương trình giáo dục liên quan đến lĩnh vực chuyên môn của họ và mở cửa tiếp đón công chúng. Trong trường hợp này, công chúng được hưởng lợi nhờ cơ hội giáo dục đến từ chuyên gia. Trong một chương trình như vậy, tại thời điểm diễn ra chương trình hoặc trở về sau, không được tìm cách bán sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể với sự chào hàng từ một tổ chức hoặc bên hành nghề hoặc bất kỳ tổ chức lợi ích thương mại nào khác. Do đó, cá nhân hoặc tổ chức sắp xếp triển khai chương trình không được phát danh thiếp hay ấn phẩm quảng bá bất kỳ doanh nghiệp, sản phẩm hoặc dịch vụ nào; và không được lôi kéo để xin thông tin cá nhân (tên, địa chỉ, số điện thoại, v.v.) của người tham gia chương trình, bất kể thông qua quy trình ghi danh trước hoặc ngay trong chương trình.
- Không được phép tổ chức các buổi độc tấu âm nhạc và tập dượt cá nhân. Không được sử dụng phòng để tổ chức tiệc sinh nhật và tiệc kỷ niệm, đám cưới, đám tang hoặc lễ kỷ niệm cá nhân khác.
- Với những địa điểm không có phòng học yên tĩnh, không được đặt giữ chỗ phòng cộng đồng lớn làm "phòng yên tĩnh", tuy nhiên, nếu phòng cộng đồng lớn không có hoạt động nào thì có thể sử dụng mà không cần hẹn trước.
- Có thể sử dụng phòng cộng đồng lớn trong giờ thư viện mở cửa. Khách sử dụng phải rời khỏi phòng cộng đồng lớn 15 phút trước giờ thư viện đóng cửa.
- Các nhóm có thể phục vụ món ăn uống nhẹ nhưng không được chuẩn bị đồ ăn trong khuôn viên tài sản thư viện. Các nhóm chịu trách nhiệm dọn dẹp vệ sinh.
- Khi công bố một cuộc họp, sự kiện hoặc hoạt động sẽ được tổ chức tại phòng cộng đồng lớn, phải xác định rõ ràng thông tin về nhóm tài trợ. Khi công bố, các nhóm không được ngụ ý rằng thư viện tài trợ cho chương trình hoặc tổ chức của họ.
- Với sự chấp thuận trước, các nhóm có thể bố trí bảng/biển tại những địa điểm được thư viện chấp thuận.
- Mỗi địa điểm đều có sẵn bàn ghế. Địa điểm sẽ không cung cấp thêm trang thiết bị nào khác. Nhóm chịu trách nhiệm sắp xếp, bố trí lại và xếp gọn bàn ghế. Phải dọn dẹp sạch sẽ, giữ gìn tốt phòng cộng đồng lớn và đảm bảo tình trạng của phòng đúng như khi bàn giao. Bất kỳ nhóm nào gây hư hỏng tài sản thư viện sẽ chịu trách nhiệm thanh toán chi phí phát sinh liên quan đến hư hỏng đó và có thể mất đặc quyền sử dụng phòng cộng đồng lớn về sau.
- Thư viện không chịu trách nhiệm nếu xảy ra trộm cắp hoặc hư hỏng tài sản được mang vào phòng cộng đồng lớn.
- Người lớn từ 18 tuổi trở lên phải nộp mẫu yêu cầu đặt giữ chỗ phòng cộng đồng lớn, đồng thời, ít nhất phải có mặt một người lớn từ 18 tuổi trở lên khi nhóm thiếu niên sử dụng phòng cộng đồng lớn.
- Mỗi nhóm chịu trách nhiệm bảo đảm rằng số lượng người tham dự không vượt quá sức chứa của phòng cộng đồng lớn theo quy định của thư viện.
- Tất cả các nhóm, câu lạc bộ, tổ chức hoặc cá nhân sử dụng phòng cộng đồng lớn phải tuân thủ những quy tắc này cùng các quy tắc của Thư viện quận Multnomah. Trong trường hợp không thể tuân thủ các quy tắc này thì có thể bị buộc dừng sử dụng phòng ngay lập tức; căn cứ theo nguyên tắc, các cá nhân phải ra khỏi khuôn viên thư viện; và mất đặc quyền sử dụng phòng cộng đồng lớn về sau.
Bất kỳ người nộp đơn đăng ký nào bị từ chối việc sử dụng phòng cộng đồng lớn có thể gửi văn bản khiếu nại quyết định từ chối cho giám đốc dịch vụ của địa điểm. Giám đốc sẽ xem lại đơn đăng ký và phản hồi bằng văn bản cho người nộp đơn đăng ký.
Sử dụng phòng cộng đồng lớn cho các Cơ quan chính quyền khác (ví dụ như thành phố, quận, tiểu bang và liên bang)
Khi có thể, thư viện tạo điều kiện để các cơ quan chính quyền khác hoặc nhà thầu của họ có thể sử dụng phòng cộng đồng lớn. Chương trình cùng với sự kiện được tài trợ của thư viện và quận sẽ được ưu tiên sử dụng phòng cộng đồng lớn, và nhu cầu sử dụng của công chúng cũng có thể ảnh hưởng đến việc sử dụng phòng cộng đồng lớn dành cho các cơ quan chính quyền. Khi sử dụng những phòng cộng đồng này, các cơ quan chính quyền phải tuân thủ các quy tắc bên trên với một số trường hợp ngoại lệ:
- Có thể đặt giữ phòng cộng đồng lớn trước tối đa bốn tháng.
- Nếu các cơ quan chính quyền khác đặt phòng cộng đồng lớn để tổ chức cuộc họp thì không cần mở cửa tiếp đón công chúng.
- Thư viện có thể cho phép các cơ quan chính quyền tổ chức các cuộc họp dành riêng cho nhân viên của mình và không có sự tham dự của công chúng trong giờ thư viện có nhân viên nhưng ngoài giờ mở cửa của thư viện.